Filnamn på xml- och pdf-filer som skickas via e-post innehåller avvikelsenummer. Men om avvikelsenummer innehåller ogiltiga tecken för filnamn (t.ex. snedstreck "/"), ersätts det ogiltiga tecknet med ett bindestreck "-" i filnamnet.Varför denna rutin?
I Registrera avvikelse kan samtliga avvikelser registreras. Denna rutin kan öppnas automatiskt då kassationer anges, t.ex. i samband med inleveransrapportering av op.lego, rapportering av mottagningskontroll eller efterhandskassation. Det går även att registrera avvikelser i samband med avrapportering i rutinerna Avrapportering operationer och Avrapportering lista (det styrs med en systemparameter). I samtliga fall följer ett antal artikel- och orderuppgifter med över till den nya avvikelsen.
Förvalda värden för respektive avvikelsetyp samt vissa andra grunddata ska registreras innan rutinen kan användas. Läs mer om allt detta i hjälpen för rutinen Registrera grunddata.
På rubrikraden väljs avvikelsetyp och ansvarig till en ny avvikelse. Avvikelsetypen styr vilka uppgifter som kan registreras på fliken Registrera avvikelse.
Till varje avvikelse kopplas olika aktiviteter och kostnader på respektive flik. Kostnader för omarbetning/nytillverkning på grund av en avvikelse kan hämtas till denna baserat på avrapporteringsdata på operation eller tillverkningsorder.
Syftet med dessa registrerade avvikelser blir att kunna följa upp kostnader, bevaka aktiviteter, skriva ut olika dokument samt att få viss information i övriga systemet om pågående avvikelser.
Det går att spara en befintlig avvikelse till en ny avvikelse, med Spara som... på Arkivmenyn. Det kan vara användbart om det blir flera reklamationer samtidigt med olika felorsak, olika serienummer eller olika artikelnummer.
Det går även att byta avvikelsetyp på en befintlig avvikelse som inte uppnått status 4 (Färdig). Detta görs med Byt avvikelsetyp... på Arkivmenyn.
Dokument till avvikelse
I denna rutin går det att skriva ut diverse dokument för en registrerad avvikelse. Dokumenten följer övrig blanketthantering i MONITOR. Därför ska Blanketter parametrar, Blanketter fritexter och Språk ses över innan användning av rutinen.
Bifoga xml-fil då reklamationsrapport skickas via e-post
Till de leverantörer som också använder MONITOR kan kunden även att skicka en reklamationsrapport vid en leverantörsavvikelse som bifogad xml-fil då den rapporten skickas i e-post, med funktionen Skicka via e-post under Fönsterfunktioner. Förvalt är det inställt att det bifogas en xml-fil i e-postmeddelandet tillsammans med den pdf-fil av rapporten som alltid skickas. Inställningen för detta görs under knappen Bifoga xml-fil på fliken Information i rutin Uppdatering leverantörer.
Filnamn på xml- och pdf-filer som skickas via e-post innehåller avvikelsenummer. Men om avvikelsenummer innehåller ogiltiga tecken för filnamn (t.ex. snedstreck "/"), ersätts det ogiltiga tecknet med ett bindestreck "-" i filnamnet.
Registera kundavvikelse från xml-fil
Genom att använda "dra-och-släpp" kan leverantören sedan enkelt importera xml-filen från e-postmeddelandet till rutinfönstret i denna rutin eller på Rutinmenyn, för att skapa en ny kundavvikelse. Läs mer om det under Ny kundavvikelse från xml-fil. Att skicka reklamationsrapport som bifogad xml-fil och importera den till ny kundavvikelse med dra-och-släpp är funktioner i MONITOR-till-MONITOR.
8D
För att stödja 8D går det att skapa Aktivitetsmallar per kund i rutinen Aktiviteter i Systemvård. Dessa mallar används sedan på fliken Aktiviteter om en specifik kund ska ha ett visst tillvägagångssätt och vissa specifika dokument vid avvikelsehantering.
Integrerat med övriga systemet
Avvikelser som registreras här kan visas även i övriga systemet, t.ex. i planeringsbilden i Artikelfråga och Orderfråga. Ersättningsorder som kopplas till avvikelser visas i ovan nämnda rutiner.
Listor
Leveransförseningar eller för tidiga leveranser till kund eller från leverantör registreras dock inte som avvikelser. Dessa fångas via utleverans- och inleveransloggar och kan ses i rutin Leveranssäkerhet kund respektive Leverantörsvärdering. Om dessa avvikelser ska redovisas som en kvalitetsbristkostnad så måste ett avvikelseärende registreras.
Listor för att ta ut information från registrerade avvikelser för att mäta t.ex. leveranskvalitet, kvalitetsbristkostnad och aktivitetsuppföljning finns samlade i under modulen Kvalitet.
Fönsterfunktioner
Läs beskrivningen av fönsterfunktionerna under Fönsterfunktioner i Startboken.