Fliken Kontoprofil används för att skapa kontoprofiler för att styra vilka tillhörande konton och underobjekt som ska vara tillgängliga att bokföra på per användare eller grupp av användare. Skapade kontoprofiler knyts sedan till önskade användare i rutin Användare i Systemvård. Det går t.ex. att styra vilka konton som ska vara tillgängliga för användarna på inköpsavdelningen att kontera på.
Fördelen med kontoprofiler är att risken för felkonteringar minskar eftersom användaren har en begränsad tillgång till de olika kontona.
För varje enskilt konto görs en individuell inställning vilka kostnadsställen och kostnadsbärare som det ska vara tillåtet att kontera på. Detta görs genom att först markera kontot, sedan på höger sida bocka i tillgängliga kostnadställen och kostnadsbärare. För att förenkla hanteringen går det att massuppdatera inställning av tillgängliga kostnadsställen/kostnadsbärare för ett intervall av konton. Detta görs via knappen Utökad uppdatering...
Det går att använda Spara som... på menyn Arkiv för att kopiera en befintlig kontoprofil till en ny kontoprofil. Kontoprofiler som inte har några användare knutna till sig går även att radera.
I rutin Utskrift kontoplan går det att se kontoprofiler i listform.
Då ett nytt konto sparas i rutinen kommer ett dialogfönster upp, där det går att markera vilka kontoprofiler som ska ha behörighet att kontera på detta nya konto.
Vid sökningar med Sök & Hämta i kontofält kontrolleras mot den inloggande användaren vilken kontoprofil användaren tillhör. Konton som inte är tillgängliga för den inloggande användanden visas då inte vid sökningar på konton. Motsvarande Sök & Hämta för kostnadsställe och kostnadsbärare visar samtliga objekt, även de som är spärrade för kontering.
I konteringsfält i systemet, t.ex. i rutinerna Registrera leverantörsfakturor och Registrera verifikationer samt vid kontering av orderrader, går det inte att ange ett konto, kostnadsställe eller kostnadsbärare som inte användaren har rättighet till. I rutiner som Beloppssökning och Saldofråga kan användaren endast söka på konton som den har rättighet till.