Installerar du en faxprogramvara i Windows kan du även sedan skriva ut till det faxprogrammet från MONITOR. Det brukar med faxprogrammet följa med en drivrutin för faxutskrift som installeras som en särskild skrivare. I MONITOR lägger du till denna skrivardrivrutin i rutinen Skrivare och väljer sedan denna skrivare som Faxskrivare i rutinen Användare.

Det finns även en tilläggsfunktion i MONITOR som heter Faxintegration, med vilken det går att automatisera faxutskrifter.

1. Klicka på utskriftsknappen i verktygsfältet Fönsterfunktioner, eller välj Arkiv |Skriv ut...
2. När fönstret Skriv ut kommit upp, kan du välja en annan skrivare eller göra temporära inställningar för utskriften. Du väljer Egenskaper för att temporärt ändra skrivarinställningen.
3. Sedan väljer du OK för att starta utskriften.
4. Har du valt en faxskrivare, måste du sedan i regel ange eller välja mottagare och faxnummer ur faxprogrammets adressbok, och därifrån verkställa utskriften.

En särskild skrivare för att bl.a. skapa PDF-filer av utskrifter medföljer. Skrivaren heter MONITOR Document Converter. En särskild PDF-skrivare från Adobe behöver därför inte vara installerad. Det finns dock stöd för de olika PDF-skrivarna från Adobe.

För att skriva ut till e-post kan du använda fristående e-postprogram som har stöd för MAPI-gränssnitt. Det har de flesta vanliga e-postprogram.

I Windows ställer du in det e-postprogram som ska vara förvalt på fliken Program under Internet-alternativ i Kontrollpanelen. I MONITOR väljer du sedan att e-post ska sändas till e-postprogram.

Observera att det inte finns stöd för utskrifter till e-post mot webbaserade e-posttjänster, som t.ex. Googles gmail.com och Microsofts outlook.com, eftersom dessa inte stödjer för MAPI.

Istället för att använda fristående e-postprogram kan du ställa in i MONITOR att e-post ska sändas direkt via en SMTP-server. Då används ett inbyggt e-postprogram i MONITOR. För detta krävs att du har en SMTP-server tillgänglig.

Du kan dessutom ställa in att hela sändningsförfarandet ska ske helt automatiskt eller att du ska sända varje e-postmeddelande manuellt. I det senare fallet öppnas e-postprogrammet för varje utskrift. Vid automatisk sändning läggs en standardtext som ärendetext i e-postmeddelandet. Meddelandetexter för olika blankettutskrifter anges i rutinen Blanketter fritexter i MONITOR. Vill du skriva meddelandetexterna för varje utskrift ska du ställa in manuell sändning.

De blankettutskrifter som kan sändas med e-post är samtliga blanketter som skrivs ut för att skickas till kunder och leverantörer.

I e-postadressfältet i huvudbilden på t.ex. en order hämtas vid nyregistrering förvalt e-postadress från första referensraden på leverantören/kunden då denne hämtas upp, men adressen går att välja från referenser eller ändras manuellt i det fältet.

Avsändarens e-postadress finns i e-postprogrammet. Om sändning ska ske direkt via SMTP-server hämtas avsändarens e-postadress från e-postadressfältet i rutinen Användare i MONITOR.

Det går att sända flera order åt gången vid ett och samma utskriftstillfälle, genom att välja ett orderintervall.

Vid utskrift av blanketter till e-post genereras av PDF-skrivaren MONITOR Document Converter en fil i PDF-format. PDF-filen bifogas automatiskt som bilaga i ett e-postmeddelande.

Det går även att skriva ut listor från MONITOR till e-post. För att skriva ut en lista till e-post väljer du Arkiv | Skicka ut via E-post | PDF eller HTML i fliken Lista bildskärm eller fliken Förhandsgranska. Listan läggs då automatiskt som en pdf-fil eller html-fil i en bilaga i ett e-postmeddelande.

MONITOR ska vara konfigurerat att skicka e-post via e-postprogram. Det görs under Fax / E-post på fliken System i rutinen Systeminställningar. I exemplet nedan gäller det utskrift av en order.

Parameter för e-postprogram.

Förfarande vid manuell sändning

Vid manuell sändning ska parametern Sända varje e-postmeddelande manuellt vara markerad (förvalt) på fliken System i Systeminställningar.

1. Välj det eller de ordernummer som ska sändas.
2. Klicka på Skicka via e-post, varefter PDF-filen skapas och bifogas i ett nytt e-postmeddelande i e-postprogrammet.
3. E-postprogrammet öppnas. Skriv in ett meddelande till mottagaren och sänd iväg e-postmeddelandet.
4. Kontrollera gärna i e-postprogrammet att samtliga e-postmeddelanden har sänts innan du i utskriftsrutinen godkänner utskriften (blankettkontroll) då orden får status 2 (Utskriven). Skriver du ut från en registreringsrutin blir det alltid status 2.

Förfarande vid automatisk sändning

Vid automatisk sändning ska ovanstående parameter vara inte vara markerad.

1. Välj det eller de ordernummer som ska sändas.
2. Viktigt! Klicka på Preliminärt urval och sedan på Förhandsgranska för att kontrollera alla order innan du skriver ut. Annars har du ingen chans att stoppa sändningen om det skulle behövas!
3. Är utskrifterna korrekta, klicka på Skicka via e-post, varefter pdf-filen skapas och bifogas i ett nytt e-postmeddelande i e-postprogrammet. Detta sker i bakgrunden utan att e-postprogrammet öppnas. (Dock kan en dialogruta visas av e-postprogrammet där du får bekräfta sändning.)
4. Tag gärna upp e-postprogrammet efteråt och kontrollera att samtliga e-postmeddelanden har sänts innan du i utskriftsrutinen godkänner utskriften (blankettkontrollen).

MONITOR ska vara konfigurerat att skicka e-post direkt via SMTP-server samt att adress till en SMTP-server ska vara angiven, under Fax / E-post på fliken System i rutin Systeminställningar. Då behöver inget e-postprogram vara installerat på datorn. Vidare måste användaren som ska skriva ut till e-post ha sin e-postadress angiven i rutin Användare.

Parameter för SMTP-server i Systeminställningar.

Parameter för adress till SMTP-server i Systeminställningar. (Det kan vara antingen DNS-namn eller IP-adress.)

E-postadress på användaren i Användare.

Exemplet nedan gäller utskrift av en order.

Förfarande vid manuell sändning

Vid manuell sändning ska parametern Sända varje e-postmeddelande manuellt vara markerad (förvalt) i Systeminställningar, fliken System.

1. Välj det eller de ordernummer som ska sändas.
2. Klicka på Skicka via e-post, varefter PDF-filen skapas och bifogas i ett nytt e-postmeddelande i det inbyggda e-postprogrammet i MONITOR.
3. MONITOR e-postprogram öppnas. Skriv in ett meddelande till mottagaren och sänd iväg e-postmeddelandet med Skicka.
4. Godkänn utskriften (blankettkontroll), orden får status 2 (Utskriven). Skriver du ut från en registreringsrutin blir det alltid status 2.

Förfarande vid automatisk sändning

Vid automatisk sändning ska ovanstående parameter vara inte vara markerad.

1. Välj det eller de ordernummer som ska sändas.
2. Viktigt! Klicka på Preliminärt urval och sedan på Förhandsgranska för att kontrollera alla order innan du skriver ut. Annars har du ingen chans att stoppa sändningen om det skulle behövas!
3. Är utskrifterna korrekta, klicka på Skicka via e-post, varefter PDF-filen skapas och bifogas i ett e-postmeddelande som sänds direkt. Detta sker i bakgrunden utan att e-postprogrammet öppnas.
4. Godkänn utskriften (blankettkontrollen).