Notera att EDI formatet 10318 filtrerar inte bort EDI filens skiljetecken vid export av Global invoice.Vad skrivs ut i denna rutin?
Här kan utskrift av EDI-fakturor göras baserat på följesedelnummer. Här exporteras även EDI-fakturor som EDI-meddelande (INVOIC). EDI-faktura är en samlingsfaktura motsvarande samlingsföljesedeln i rutin Samlingsföljesedel. Den blankettyp som kan skrivas ut är Faktura/Kreditnota eller Kontant/Kontant kreditnota. EDI-fakturor är en del i tilläggsfunktionen EDI i MONITOR.
Utskrift till papper kan göras på förtryckt eller blankt papper. I rutin Blanketter parametrar i Systemvård finns parametrar för fakturautskrifter, bl.a. hur många exemplar av dokumentet som ska vara förvalt vid utskrift.
Selektering görs vanligtvis på följesedelnummer. Det går även att selektera på kundkod och verklig leveransperiod. Det går att välja antal exemplar som ska skrivas ut.
Underlag för EDI-faktura kan skapas då en EDI/emballage-plocklista utlevereras i Utleverans plocklista. En förutsättning för att detta ska kunna ske är bl.a. att systemparametern Använda EDI-faktura är satt under EDI på fliken Försäljning i Systeminställningar. På kund finns dessutom en parameter som styr om kund ska EDI-faktureras. Utöver detta finns även parametrar på kund som styr om underlag för EDI-faktura ska skapas vid utleveransrapportering och vid direktregistrering av faktura samt om data ska exporteras vid utskrift av EDI-faktura. Parametrarna på kund finns under knappen Ext. Info på fliken Information i rutin Uppdatering kunder.
Utskrift EDI-fakturor tar hänsyn till parametern Samlingsfaktura på fakturaunderlag. Är den parametern inte vald kommer ett fakturanummer per fakturaunderlag att skapas.
Utskrift av EDI-faktura görs vanligtvis efter utleveransrapportering av plocklista och utskrift av samlingsföljesedel. Det är vid utleverans i Utleverans plocklista som valet sker om EDI-faktura ska skrivas ut i denna rutin. Detta val baseras på inställningarna som beskrivits i föregående stycke.
Då utskrift av EDI-faktura godkänts här i blankettkontrollen, kan även data exporteras för EDI-faktura till rutin EDI Data för vidare export till EDI-bryggan. Exporten till EDI-bryggan sker via en exportfil som skapas då programmet MEDI körs.
Debetfakturanummer samt ursprungligt fakturadatum exporteras också när kreditfaktura exporteras via EDI med formatnummer 16, 318 och 319.
I beställningsbilden går det att välja bort att exportera data till EDI Data. Detta görs genom att avmarkera parametern Exportera data till EDI. Tillfällen då detta kan vara lämpligt är t.ex. vid uppstart innan EDI tagit i bruk fullt ut. EDI-faktura skrivs då ut här och skickas istället på konventionellt sätt.
Det finns stöd för s.k. VAT-agent vid export av EDI-faktura format 319 i rutinen. Inställningar för detta görs under knappen Ext. Info på fliken Information i Uppdatering kunder.
Notera att EDI formatet 10318 filtrerar inte bort EDI filens skiljetecken vid export av Global invoice.
Med systeminställningen Ta hänsyn till helgdagar vid beräkning av förfallodatum, under Faktura på fliken Försäljning i Systeminställningar, går det att styra om systemet ska ta hänsyn till helgdagar vid beräkning av förfallodatum på kundfakturor. Notera att beräkningen av förfallodatum även tar hänsyn till de helgdagar som finns registrerade i rutinen Betalfria dagar.
Systemparametern Visa 'Godkänd för F-skatt' på blanketter, under Ekonomi på fliken System i Systeminställningar styr om frasen Godkänd för F-skatt ska skrivas ut i foten på fakturor och andra blanketter.
Med systeminställningen Valutakurs vid fakturering, under Faktura på fliken Försäljning i Systeminställningar, går det styra om det är valutakurs vid utskriftsdatum på fakturorna eller om det är aktuell kurs som ska sättas vid fakturering i annan valuta. Eventuell terminskurs på fakturaunderlag överstyr dock och gäller alltid i första hand.
Notera att fakturanummer kan komma från användarens inställning under knappen Nummerserier i rutinen Användare. Då går det att hantera flera personer som skriver ut och godkänner fakturor samtidigt.
Hantering av fönster
Beställningsbilden i denna rutin består av två delar. I den vänstra delen av fönstret selekteras fakturaunderlag genom att ett intervall av följesedelnummer, kundkod eller verklig leveransperiod anges. Det går även att selektera på en viss kundkategori eller valuta.
I vänstra delen väljs också vilken typ av blankett som ska skrivas ut, utskriftsdatum och antal exemplar. Det går även att markera om endast slutlevererade ska skrivas ut, om en e-faktura ska skapas, om tulldata ska exporteras (tilläggsfunktion), om data ska exporteras till EDI samt om Factoring export ska göras (tilläggsfunktion).
I den högra delen av fönstret, som visas först sedan Preliminärt urval valts, visas vilka fakturaunderlag som kan skrivas ut vid val av Skriv ut. Här går det också att granska en faktura med Förhandsgranska eller dubbelklick på kundkoden.
Läs även om arbetsgången vid de två olika metoderna för utskrift av fakturor "Preliminärt urval" och "Skriva ut direkt via intervall" som är beskriven i hjälpen till rutinen för utskrift av vanlig faktura.
Efter utskrift görs en blankettkontroll. De fakturor som skrivits ut kommer upp i den högra delen av fönstret och det finns nu möjlighet att godkänna utskrifterna och uppdatera status, avmarkera fakturor och skriva ut dem igen eller helt avbryta utskrifterna. Detta medger att utskrifter kan återstartas, om det t.ex. blivit papperstrassel.
Vid godkännande av utskrift i blankettkontrollen sker även export av data till EDI, om den parametern är satt i beställningsbilden.
Status på EDI-faktura
En EDI-faktura får normalt två olika status, beroende på i vilket läge den är i systemet. Då fakturaunderlag skapas får den status 1 (För fakturering). När EDI-fakturan skrivits ut tilldelas den status 9 (Fakturerad). Följande status finns generellt på fakturor i systemet:
Fönsterfunktioner
Läs beskrivning av fönsterfunktionerna under Fönsterfunktioner i Startboken.