Är parametern Skapa underlag för lev.faktura vid inleveransrapportering satt, under Leverantörsreskontra på fliken Inköp i rutin Systeminställningar, finns möjlighet att här ange det inköpsordernummer som ligger till grund för fakturan. När ordernummer angivits öppnas fliken Koppling av order. Denna flik visar de order/orderrader som inlevererats. Ett av syftena med att koppla order är att vid bokning av faktura kunna få en kontroll mot den order som ligger till grund för fakturan samt att direkt kunna kontera och definitivboka en inlevererad inköpsorder.
Orderfönstret kan även tas fram med F3 eller knappen Koppla flera order
bredvid fältet Inköpsordernr. Lämnas det fältet tomt när fliken Koppling av order tas fram, alternativt knappen Koppla flera order väljs, visas samtliga kopplingsbara leveranser för aktuell leverantör på fliken Koppling av order. Samma sak händer om en order, som angivits och inte har kopplats till annan faktura, har mer än en inlevererad delleverans.
Om det finns en betalningsplan på inköpsordern där någon delfaktura inte är frisläppt, visas ett fönster där det går att frisläppa fakturaunderlaget för koppling i den här rutinen.
Fönster där det går att frisläppa fakturaunderlag.
Vid inleverans av inköpsorder läggs det som inlevererats i ett fakturaregister. Dessa fakturaunderlag visas i rutin Fakturaunderlag. Order som ligger i denna förteckning avser de fakturaunderlag som skapats vid inleverans och som kan kopplas mot fakturor. När en faktura ankommit och ska bokas, kan alltså en kontroll ske om ordern inlevererats.
Dialogruta för ej inlevererad order.
Anges ett ordernummer som ännu inte inlevererats är koppling av order och definitivbokning inte möjlig, istället går det då att preliminärt koppla ordern till fakturan. Om del av order är inlevererad eller ligger under mottagningskontroll kan dessa kopplas preliminärt till fakturan.
I rutin Utskrift ej attesterade / spärrade fakturor samt i rutin Fakturaunderlag kan utskrift av preliminärkopplade order göras.
Ytterligare fall där koppling av order inte kan ske är om ordern är registrerad på annan leverantör eller om ordern i sin helhet redan kopplats till en annan faktura.
Byte av leverantör på fakturaunderlaget
Om ett ordernummer anges som är registrerad på annan leverantör ges ett meddelande om detta:
Dialogruta för inköpsorder registrerad på annan leverantör.
Genom att svara Ja på ovanstående fråga, går det att koppla inköpsordern även fast den ursprungligen är registrerad på annan leverantör. Själva underlaget till leverantörsfakturan får ny leverantörskod med automatik. Detta kan vara användbart t.ex. då leverantören sköter fakturering via faktoringbolag. På inköpsordern korrigeras fältet Lev.kod faktura till den nya leverantörskoden. Kommande delleveranser kommer att styras om till den nya leverantörskoden med automatik.
Även i rutinen Fakturaunderlag går det att byta leverantör på fakturaunderlag, fast då görs det via en rapport. Detta görs under listtypen Byt leverantörskod.