Fliken Koppling av order

I systemet finns möjlighet att skapa underlag för leverantörsfakturor vid inleverans av inköpsorder. Syftet med detta är att vid bokning av faktura kunna kontrollera och kontera mot den order som ligger till grund för fakturan. Finns ingen inköpsorder som underlag för en faktura går det bra att bara skapa ett fakturaunderlag i efterhand med knappen Ny order. Dessa underlag går sedan att se i rutin Fakturaunderlag.

I fliken Koppling av order visas på vänster sida en förteckning över de ordernummer som inlevererats för vald leverantör. Genom att markera till vänster om ordernumret går det sedan att koppla den ordern till fakturan.

Längst upp visas orderinformation för markerat ordernummer. På höger sida visas de orderrader som ingår i markerat ordernummer. För varje orderrad visas artikelnummer, benämning, inlevererat antal, enhet, inleveransdatumkontering m.m. De uppgifter som kan ändras är à-pris, kontering, rabatt samt radbelopp.

Nya orderrader kan läggas till genom att trycka på knappen Lägg till rad. Genom att fritt kunna markera de orderrader som ska kopplas till fakturan, kan fakturering även göras på del av order. Avser fakturan ett flertal order, kan även koppling av ett flertal order ske mot en och samma faktura.

Längst upp i fönster visas information om markerad order(rad). Här går också att trycka på knappen Ej inlevererat för att se order som väntar på inleverans samt knappen Kass.logg för att se en logg på eventuella kassationer på aktuell orderrad.

Genom att utnyttja knappen Prel.koppla finns möjlighet att göra en preliminär koppling och spara fast inte orderkopplingen är komplett (underlag saknas eller att man avser att göra klart vid senare tillfälle). En sådan faktura blir endast ankomstregistrerad/prel.bokad och går inte att betala.

Stämmer fakturabeloppet överens med orderbeloppet och allt är ok slutförs kontrollen genom att trycka knappen Koppla. Fakturans status ändras då till Definitivbokad. Avsluta med att spara fakturan med Spara under Fönsterfunktioner.

Via Informationsmenyn (höger musknapp) finns ytterligare funktioner för ändring av layout, granskning av inköpsorder och uppdatering av priser.

Via systeminställningen Tillåt koppling av egna inköpsorder i Registrera leverantörsfakturor under Elektronisk fakturahantering på fliken Inköp i Systeminställningar går det att välja om användarna ska ha rättighet att koppla sina egna inköpsorder.

Fakturans belopp och ordervärdet kan ju skilja sig åt så att det blir en diff. Detta kan t.ex. bero på tillkommande poster på fakturan (t.ex. fraktkostnad) eller att något artikelpris är olika på order och faktura. Ska en diff fördelas lika på samtliga orderrader (av radtyp 1) används knappen Fördela diff. Notera att kontering av prisdifferens vid inköp även gäller vid inköp av operationslego.

Poster som tillkommer på faktura kan hanteras på två sätt:

Lägg till en orderrad (radtyp 1, 2 eller 3) och ange artikelnummer/tjänstekod samt pris och kontering.
Koppla faktura med diff och kontera diffen manuellt. Vid koppling med diff blir fakturan ej automatiskt definitivbokad, utan differensen måste då konteras manuellt. Konteringsfönstret Definitivboka öppnas därför automatiskt.

Differenser som beror på att artikelns pris har ändrats från order till faktura kan t.ex. hanteras enligt följande metod:

Ändra Belopp på raden lika med pris enligt faktura så att differensen försvinner och välj sen Koppla.
Markera Fakturan spärrad (viktigt!) på fliken Leverantörsfaktura och spara fakturan.

Denna metod får två följder: Dels spärras fakturan från utbetalning och dels hamnar fakturan i en lista som den ansvarige inköparen kan använda för att se vilka fakturor som måste kontrolleras och om möjligt ta bort spärren på, så att de kan gå vidare för betalning.

Listan som inköparen kan använda för att kontrollera fakturor belagda med spärr finns att skriva ut i rutin Utskrift ej attesterade/spärrade fakturor, där ska listtyp Spärrade väljas samt Visa Orderrader.

Metoden möjliggör en snabb hantering av leverantörsfakturorna på företaget utan att de behöver skickas vidare för attest.