I de fall då en leverantör också kör MONITOR, kan leverantören sända fakturan till kunden som en xml-fil i ett e-postmeddelande. En finess med detta är att kunden sen kan importera xml-filen i Registrera leverantörsfakturor via "dra-och-släpp" med muspekaren från e-postmeddelandet och registrera leverantörsfakturan. Att registrera en leverantörsfaktura från xml-fil i e-postmeddelande är en funktion i MONITOR-till-MONITOR.
Det går alltså till så att den bifogade xml-filen dras från e-postmeddelandet och släpps över rutinfönstret för Registrera leverantörsfakturor och då importeras fakturan. Alternativt går det även släppa xml-filen på rutinmenyn i MONITOR. Då identifieras xml-filen och en fråga visas om rutinen Registrera leverantörsfakturor ska öppnas för att importera fakturan. Importen sker sen automatiskt och nedanstående resultatfönster visas.
E-postmeddelandet med xml-filen innehåller även fakturan bifogad som pdf-fil. Om tilläggsfunktionen Dokumenthantering används går det dra pdf-filen från e-postmeddelandet och släppa den direkt på dokumentkopplingsknappen till höger om kommentarsknappen i registreringsfönstret, för att koppla pdf-fakturan till leverantörsfakturan. På så sätt blir fakturan från leverantören möjlig att se även för den som sedan t.ex. sköter definitivbokning.
Om det finns en inköpsorder till leverantörsfakturan kommer orderraderna automatiskt att matchas (mot fakturaraderna som skapas) under fliken Koppling av order. Kopplingen av inköpsordern måste dock göras manuellt.
Elektronisk fakturahantering (EFH)
Om tilläggsfunktionen Elektronisk fakturahantering (EFH) används importeras nya fakturor då rutinen står i läget Ankomstregistrering/preliminärbokning.
Pdf-filen i e-postmeddelandet kan importeras till EFH-inkorgen där inscannade leverantörsfakturor är lagrade. Det går även att dra pdf-filen från e-postmeddelandet och släppa den i granskningsfönstret för fakturan, som i det läget visas till höger om registreringsfönstret. Pdf-filen hamnar då också i den förvalda inkorgen.
Xml-filen dras som vanligt från e-postmeddelandet och släpps på registreringsfönstret, importen sker då enligt ovan och resultatfönstret visas.
Uppdatera befintlig leverantörsfaktura
Om en xml-fil med faktura importeras med "dra-och-släpp" till rutinen och det visar sig att leverantörens fakturanummer redan finns registrerat med ett löpnummer till en befintlig leverantörsfaktura, då går det uppdatera leverantörsfakturan så länge den inte är definitivbokad. Då kommer en fråga om den befintliga fakturan ska uppdateras, om en ny faktura ska skapas eller om importen ska avbrytas.
Är leverantörsfakturan definitivbokat kommer ett meddelande upp som säger att fakturan är definitivbokad och inte går att uppdatera.
Uppdatera befintlig leverantörsfaktura vid EFH
Om tilläggsfunktionen Elektronisk fakturahantering (EFH) används går det inte dra in en xml-fil för att uppdatera en befintlig leverantörsfaktura då rutinen står i läget Ankomstregistrering/preliminärbokning. Ett meddelande om detta visas.
En befintlig leverantörsfaktura kan uppdateras från xml-fil i läget Kontering per användare, under förutsättning i att fakturan ligger hos den aktuella användaren för kontering.
En befintlig leverantörsfaktura kan också uppdateras från xml-fil i läget Defintivbokning, så länge fakturan inte är definitivbokad.
Resultatfönster
Resultatfönstret kommer upp efter att du har släppt xml-filen samt matchning och import skett, det talar om att leverantörsfakturan har blivit inskriven.
Exempel på resultatfönster vid import av leverantörsfaktura.
Resultatfönstret kan även visa ytterligare information. Det kan vara information om att inte inköpsorder hittas, att inga inleveranser hittas för inköpsorder, att inte orderrad hittas, att ställpris*, fraktkostnad*, emballagekostnad* eller legeringstillägg* lagts till från fakturan.
* Det finns möjlighet att specificera tjänstekoder för ställpris, fraktkostnad, emballagekostnad eller legeringstillägg, för inläsning av xml-faktura. Tjänstekod för artikelställpris anges under Order / Förfrågan, tjänstekod för fraktkostnad, emballagekostnad och legeringstillägg anges under Leverantörsreskontra, samtliga på fliken Inköp i Systeminställningar. Tjänstekoder ska först vara upplagda i rutin Uppdatering tjänster i Försäljning. Om leverantören sedan lägger på någon/några av dessa kostnader på fakturan, så skapas automatiskt fakturarader för dem på fliken Koppling av order. Detta under förutsättning att leverantören har angett korrekt typ på tjänsterna i sitt tjänsteregister. Om leverantören lagt på faktureringsavgift eller försäkringsavgift på fakturan måste det dock hanteras manuellt.
Vissa uppgifter som leverantören skickat i xml-filen matchas mot det värde som är registrerat på leverantören i vårt leverantörsregister. Om de värdena skiljer sig markeras det med rött. Genom att hålla muspekaren över det rödmarkerade värdet visas det värde som är i xml-filen, i en s.k. "tooltip" (momskod visas dock inte i rött om den skiljer sig, däremot visas momsbelopp i rött om det skiljer sig mer än 49 öre, och det är för att en öresavrundning från 1-49 öre inte ska göra att det blir rödmarkerat).
Förfallodatum skiljer sig.
På en inköpsorderrad i inköpsordern till en leverantörsfaktura, matchas även värden för inlevererat antal mot fakturerat antal, à-pris samt rabatt. Det markeras med rött om värdena i xml-filen skiljer sig mot de motsvarande värdena på orderraden. Men om de värdena stämmer överens markeras det med grönt. Genom att hålla muspekaren över ett rödmarkerat värde visas det värde som är i xml-filen.
Antal och pris skiljer sig, men rabatt och lev.period är ok.
Notera att det är värden på leverantören i vårt leverantörsregister som visas i rött på fliken Leverantörsfaktura samt i orderrad i inköpsorder till fakturan på fliken Koppling av order. Värden från xml-filen visas i en "tooltip" då muspekaren hålls över ett rödmarkerad värde.
Leverantörsfakturan är inte sparad i detta läge, det är för att det ska gå att kontrollera och eventuellt justera de röda värdena. Läs mer om detta i avsnittet Xml-filen släppt men registreringen inte sparad i kapitlet MONITOR-till-MONITOR i handboken Tillämpningar.
Med hjäp av pdf-filen går det se om det finns med fakturarader som inte kommit med på fliken Koppling av order. T.ex. fakturarader för faktureringsavgift och försäkringsavgift måste alltid läggas till manuellt.
Om allt är OK går det koppla eventuell order och spara leverantörsfakturan, då försvinner också röda och gröna markeringar, om sådana finns.