I rutinen Uppdatera Schema skapas och uppdateras scheman som ska kopplas till anställda, direkt eller via en schemakalender. Fliken Dagtyp ger en grafisk presentation av schemat.
Varför behövs scheman?
När det gäller närvaro och arbetsrapportering skapas i grunden all tidredovisning av stämplingar. Resultatet blir en massa tidsintervall för när anställda kommit och gått, startat och avslutat arbeten. Dessa kan dock inte användas som "bevisföring" för att betala ut lön och redovisa tid för arbeten som ska ingå i en efterkalkyl.
Om däremot alla stämplingar och tidsintervall vid varje stämpling kan jämföras mot en form av mall som säger exakt vilka dagar under veckan och vilka tider under dygnet som är arbetstid eller inte, och utifrån den jämförelsen säga vad i den stämplade tiden som kan räknas som arbetstid, övertid och frånvaro, så finns en korrekt bevisföring. Den mallen utgörs av scheman.
Ytterligare ett steg är att schemat för all stämplad tid som verifierats via schemat, ska kunna säga vilken ersättning som ska utgå. Då kan systemet summera all tid till ett löneunderlag. Lösningen ligger i att koppla lönearter till scheman.
Principer för att koppla schema till stämpling
När ett schema ska kopplas till en anställd finns olika principer. Inställningen för vilken koppling som ska gälla görs i rutinen Uppdatera anställda. Tre alternativ finns; Schema enligt kalender, Fast schema eller Inget schema.
Schema enligt kalender
I en schemakalender finns schema angivet för varje enskild dag under året, med svenska helgdagar och andra undantag från den normala veckoarbetstiden.
Vid skiftarbete måste en schemakalender användas för att arbetstider ska skiftas automatiskt mellan olika veckor. Detta är den vanligaste inställningen för anställda som närvarostämplar. En kalender skapas i rutinen Schemakalender.
Fast schema
Om Fast schema används kommer ingen hänsyn att tas till speciella helgdagar osv. Stämpling sker mot detta schema alla dagar under året, vilket också innebär att ett och samma övertidsschema kommer att användas för alla veckor. In- och utstämpling, och stämpling av arbete sker som vanligt, men frånvaro och övertid kan inte hanteras.
Ett dygnetruntschema vara lämpligt, t.ex. för anställda som har väldigt oregelbundna arbetstider, som inte ska kunna registrera övertid, men som ändå har fastlagda tider för raster, t.ex. städpersonal eller maskiner som maskinstämplas.
Inget schema
Fungerar lika som för fast schema, men här kan inte fasta raster anges för anställda. För maskinstämpling innebär detta att vid raster och stopp måste operatören stoppa/starta maskinen för att tid för arbete ska redovisas rätt.
Schemaundantag
Möjlighet finns vid Schema enligt kalender eller Fast schema, att tillfälligt för en dag eller en kort period byta schema. Detta används då en anställd tillfälligt vill byta arbetstid, t.ex. om två anställda vill byta skift. Undantagsschema för valfri period sätts i rutinen Schemaundantag eller per dag, direkt av den anställde via Stämplingsterminalen om så tillåts, se Schemabyte.
Se även:
Hur fungerar scheman i MONITOR?
Fönsterfunktioner
Läs beskrivning av fönsterfunktionerna under Fönsterfunktioner i Startboken.