* MONITOR Mobile är ett tillägg till MONITOR. Ett produktblad om MONITOR Mobile finns att läsa på sidan Tillägg, under Produkter på www.monitor.se.Den här rutinen ingår i tilläggsfunktionen Servicehantering.
Varför denna rutin?
I denna rutin registreras serviceorder. För att kunna registrera serviceorder måste grunddata finnas registrerat i rutin Registrera grunddata service. Med grunddata för service erhålls förvalda orderrader och aktiviteter på en ny serviceorder.
En serviceorder är en egen ordertyp som påminner om kundorder. Serviceorder registreras innan service utförs och är alltid kopplad till en viss kund, och normalt sett även kopplad till ett serienummer på en produkt som tidigare har sålts och levererats. Information om servicetyp, var servicen ska utföras och av vem anges på ordern. Informationen finns med i planeringen av serviceuppdragen.
En intern (anställd) servicetekniker eller en extern servicetekniker registreras på service ordern. Serviceteknikern kan ta emot ordern i den mobila appen MONITOR Mobile*. När servicen är utförd rapporterar serviceteknikern detta samt anger tids- och materialåtgången. Detta kan också göras från MONITOR Mobile. Servicen kan därefter attesteras och slutligen kan kunden faktureras för servicen.
* MONITOR Mobile är ett tillägg till MONITOR. Ett produktblad om MONITOR Mobile finns att läsa på sidan Tillägg, under Produkter på www.monitor.se.
För nya order väljs en kund på rubrikraden och eventuellt ett serienummer (se mer om serienummer nedan). Via ordernumret går det att välja en redan befintlig order.
Den första fliken Huvud innehåller generella uppgifter om ordern, motsvarande en kundorder. De flesta uppgifterna hämtas från kundregistret men de går att ändra för en viss order.
På fliken Service visas information om valt serviceobjekt (serienummer). Här planeras servicen och det går även att skapa avvikelser på produkter kopplade till servicen. Information om serviceavtal visas och det går även att generera en serviceorder enligt plan. Är servicen utförd går det även att se information om den utförda servicen.
På fliken Rader går det att se förvalda orderrader, lägga till/ta bort rader. Det är vad som ingår i servicen i form av artikelrader, tjänsterader, fria orderrader etc. Varje rad kan prissättas och konteras.
På fliken Offert samt Ordererkännande går det att granska dessa blanketter före utskrift. Fliken Offert tänds då en ny order sparas om den har Status 0. Fliken Ordererkännande tänds då en order sparas och har Status 1 eller högre.
På fliken Aktiviteter går det att se förvalda aktiviteter, lägga till/ta bort aktiviteter och logga inkommande/utgående e-post till en serviceorder.
Under Ordern... längst ned i fönstret visas information om vem som skapade ordern och när samt vem som ändrade den senast och när.
Serviceordernummer kan ha ett egna prefix som kan vara valfritt eller tvingande. Det styrs av systemparametern Använda prefix för att hantera ordertyper under rubriken Order / Offert på fliken Försäljning i Systeminställningar. En serie med prefix för serviceorder anges i rutin Ordertyper / Prefix.
Det är bäst att tillämpa unika prefix för serviceorder, t.ex. ett "S". Används inte prefix är det bäst att sätta nummerserien Serviceorder till noll (0) i rutin Nummerserier. Då används samma nummerserie som den för kundorder. Detta för att undvika att nummerserierna för serviceorder, kundorder och faktura krockar vid fakturering.
Status på serviceorder
En serviceorder får alltid en status i systemet, beroende på i vilket läge ordern är. När ordern har registrerats får den antingen status 0 (Offert) eller 1 (Registrerad). Detta styrs av systeminställningen Förvald status på ny serviceorder. När en offert skrivits ut och godkänts påverkas inte statusen. När ett ordererkännande skrivits ut och godkänts får ordern status 2, om den tidigare hade status 1. Se avsnittet Status för information om de olika orderstatus som finns för serviceorder.
Serienummer på serviceorder
En serviceorder är normalt kopplad till ett serienummer, som kan anges på rubrikraden. Väljs ett serienummer från produktregistret hämtas information om produkten till serviceordern.
Det går även att ange ett serienummer som inte finns upplagt i produktregistret (t.ex. för nya kunder som inte har befintliga serienummer i MONITORs databas). Det går även att utelämna serienummer på en serviceorder om servicen inte är kopplad till något serienummer.
Väljs ett serienummer på en befintlig order och kundkoden på serienumret inte överensstämmer med kundkoden på ordern, så visas en kontrollfråga om kunden ska bytas på ordern.
Ägarbyte på serviceorder
Väljs en annan kund på en serviceorder visas en kontrollfråga om kunden ska bytas på ordern. Då går det även att välja om detta ska gälla på orderraderna. I det här läget är det även möjligt att utföra ett ägarbyte på serienumret, under förutsättning att ordern har ett serienummer från produktregistret. Se mer information om ägarbyte i hjälpen till rutin Uppdatering produktregister.
Fönsterfunktioner
Läs beskrivning av fönsterfunktioner under Fönsterfunktioner i Startboken.