Notera att fakturanummer kan komma från användarens inställning under knappen Nummerserier i rutinen Användare. Då går det att hantera flera personer som skriver ut och godkänner fakturor samtidigt.Vad skrivs ut i denna rutin?
Här kan utskrift av fakturor göras av fakturaunderlag. De blankettyper som kan skrivas ut är Debetfaktura/Kreditfaktura, Kontantnota/Kontant kreditnota eller Internfaktura (samma blankett som kontantnota). Fakturor från tilläggsfunktionen Servicehantering kan också skrivas ut i denna rutin. Dessa servicefakturor kan först behöva attesteras/frisläppas i rutinen Attestera / Frisläpp fakturaunderlag.
Fakturaunderlag skapas på två olika sätt i systemet. Genom att registrera fakturor i rutin Direktregistrera fakturor skapas fakturaunderlagen direkt. Används kundordermodulen skapas först kundorder i rutin Registrera kundorder. Därefter görs utleveranser i rutin Utleveransrapportering, som då skapar fakturaunderlagen.
Utskrift kan göras på förtryckt eller på blankt papper. Utskrift av fakturor kan göras vid valfritt tillfälle. I rutin Blanketter parametrar i Systemvård finns parametrar för fakturautskrifter, bl.a. hur många exemplar av dokumentet som ska vara förvalt vid utskrift.
Med systeminställningenKontroll om pris saknas vid fakturering, under Faktura på fliken Försäljning i Systeminställningar, går det att ställa in om det ska gå att skriva ut en faktura utan pris eller om det ska komma en varning.
Med systemparametern Ta hänsyn till helgdagar vid beräkning av förfallodatum, under Faktura på fliken Försäljning i Systeminställningar, går det att styra om systemet ska ta hänsyn till helgdagar vid beräkning av förfallodatum på kundfakturor. Notera att beräkningen av förfallodatum även tar hänsyn till de helgdagar som finns registrerade i rutinenBetalfria dagar.
SystemparameternVisa 'Godkänd för F-skatt' på blanketter, under Ekonomipå fliken System i Systeminställningar styr om frasenGodkänd för F-skatt ska skrivas ut i foten på fakturor och andra blanketter.
Med systeminställningenValutakurs vid fakturering, under Faktura på fliken Försäljning i Systeminställningar, går det styra om det är valutakurs vid utskriftsdatum på fakturorna eller om det är aktuell kurs som ska sättas vid fakturering i annan valuta. Eventuell terminskurs på fakturaunderlag överstyr dock och gäller alltid i första hand.
Utskrift av servicefakturor
Servicefakturor skrivs ut i denna rutin. Om systemparametern Förvalt attest av fakturaunderlag innan fakturering, under Serviceorder på fliken Försäljning i Systeminställningar är aktiverad måste fakturaunderlaget attesteras i rutinen Attestera / Frisläpp fakturaunderlag innan fakturan kan skrivas ut. Om parametern Faktura i vänteläge är satt på kunden måste fakturan också frisläppas i ovanstående rutin innan utskrift.
Hantering av fönster
Beställningsbilden i denna rutin består av två delar. I den vänstra delen av fönstret selekteras utskriften genom att ett intervall av ordernummer, kundkod eller verklig leveransperiod anges. Det går även att selektera på en viss kundkategori eller valuta. Om ingen selektering anges i den vänstra delen av fönstret kommer fakturor att skrivas ut för samtliga order som har fakturaunderlag, dvs. status 5 (Utlevererad/Dellevererad).
I vänstra delen väljs också vilken typ av blankett som ska skrivas ut, utskriftsdatum och antal exemplar. Det går även att markera om det är en internfaktura, om endast slutlevererade ska skrivas ut, om en e-faktura ska skapas, om tulldata ska exporteras (tilläggsfunktion) samt om Factoring export ska göras (tilläggsfunktion).
I den högra delen av fönstret, som visas först sedan Preliminärt urval valts, visas vilka fakturaunderlag som kan skrivas ut vid val av Skriv ut. Det går också att granska en faktura med Förhandsgranska eller dubbelklick på kundkoden.
Läs även om arbetsgången vid de två olika metoderna för utskrift av fakturor "Preliminärt urval" och "Skriva ut direkt via intervall".
I båda metoderna görs en blankettkontroll efter utskrift. De fakturor som skrivits ut kommer upp i den högra delen av fönstret och det finns nu möjlighet att godkänna utskrifterna och uppdatera status, avmarkera fakturor och skriva ut dem igen eller helt avbryta utskrifterna. Detta medger att utskrifter kan återstartas, om det t.ex. blivit papperstrassel.
Notera att fakturanummer kan komma från användarens inställning under knappen Nummerserier i rutinen Användare. Då går det att hantera flera personer som skriver ut och godkänner fakturor samtidigt.
Se även ett utskriftsexempel av en fakturautskrift.
Status på faktura
En faktura har alltid en viss status, beroende på i vilket läge den är i systemet. Fakturaunderlaget har status 1 (För fakturering). När fakturan skrivits ut och godkänts tilldelas den status 9 (Fakturerad). Följande status finns generellt på fakturor i systemet:
Integration
Då fakturorna skrivits ut uppdateras kundreskontran. Journal/bokföringsorder för fakturorna skrivs ut i rutin Utskrift kundfakt.journal/bokf.order. Det finns fyra val för integration mellan kundreskontran och redovisningen enligt nedan med systeminställningen Integration av kundfakturajournal till redovisningen, under Integrationpå fliken Redovisning iSysteminställningar:
Bifoga xml-fil då faktura skickas med e-post
Till de kunder som också använder MONITOR går det även att skicka faktura som bifogad xml-fil då faktura skickas i e-post, med funktionen Skicka via e-post under Fönsterfunktioner. Förvalt är det inställt att det bifogas en xml-fil i e-postmeddelandet tillsammans med den pdf-fil av fakturan som alltid skickas. Inställningen för detta görs under knappen Bifoga xml-fil på fliken Information i rutin Uppdatering kunder. Genom att använda "dra-och-släpp" kan kunden sedan enkelt importera xml-filen från e-postmeddelandet till rutinfönstret i Registrera leverantörsfakturor eller på rutinmenyn, för att registrera leverantörsfakturan. Att skicka faktura som bifogad xml-fil och importera den till en leverantörsfaktura med dra-och-släpp är funktioner i MONITOR-till-MONITOR.
Filnamn på xml- och pdf-filer som skickas via e-post innehåller fakturanummer. Men om fakturanummer innehåller ogiltiga tecken för filnamn (t.ex. snedstreck "/"), ersätts det ogiltiga tecknet med ett bindestreck "-" i filnamnet.
Fönsterfunktioner
Med detta val skrivs fakturorna ut enligt inställning på kund.
Läs beskrivning av övriga fönsterfunktioner under Fönsterfunktioner i Startboken.