under kolumnen Konf.Vad görs i denna rutin?
Denna rutin används för att registrera offerter till kunder. När offerten är registrerad kan den senare enkelt konverteras till en kundorder.
En offert kan skrivas ut direkt härifrån. Det går också att förhandsgranska offerter på bildskärmen före utskrift. Ska flera offerter i ett intervall skrivas ut används rutin Utskrift offert. En lista på aktuell offertstock kan skrivas ut i rutin Offertförteckning.
Registra ny offert
Vid nyregistrering av en offert går det på rubrikraden att ange valfritt offertnummer. Offertnumret kan bestå av både siffror och bokstäver (alfanumeriskt) och det går att använda 10 tecken.
Det är också möjligt att använda systemets automatiska nummersättning, då blir offertnumret enbart numeriskt. Startkod för den aktuella nummerserien anges i rutin Nummerserier i Systemvård.
Med systemparametern Ange offertnummer vid Spara i Registrera offert satt, under Order / Offert på fliken Försäljning i Systeminställningar, visas ett fönster vid Spara, där ett valfritt offertnummer istället kan anges.
Registrering av offert är uppdelad i två flikar, fliken Huvud där generella uppgifter som kundens namn, adresser och betalningsvillkor registreras och fliken Rader där de artiklar/tjänster som ska offereras registreras. På offertraderna registreras olika radtyper, såsom artikelrader, tjänsterader, fria orderrader etc. Dessutom finns fliken Offert för att förhandsgranska en offert innan utskrift. När en kund hämtas upp till en offert hämtas de flesta uppgifterna från kundregistret, men det går att ändra uppgifter för en viss offert.
Om faktureringsplaner tillämpas finns även fliken Faktureringsplan, den fliken visas om en faktureringsplan är vald i offerthuvudet. Tillämpning av faktureringsplaner aktiveras med systemparametern Hantera faktureringsplaner på offert/kundorder, under Faktureringsplaner på fliken Försäljning i Systeminställningar.
Det går att prissätta varje offertrad samt att ange, alternativt editera, det standardpris som ligger till grund för beräkning av offertradens täckningsgrad (TG). Dessutom går det att använda standardpris och därefter ange ett påslag i % för att få offertpriset. Är funktionen för påslag på offert aktiverad visas dessutom både täckningsbidrag (TB) och täckningsgrad (TG) för offerten i samband med registrering, både per rad och totalt. Påslag aktiveras med systemparametern Hantera påslag i Registrera offert, under Order / Offert på fliken Försäljning i Systeminställningar.
Med knappen Beräkna Tot.pris går att beräkna ett totalpris på offerten, denna funktion aktiveras med systemparametern Visa enbart totalpris på offert/kundorder/faktura, under Order / Offert på fliken Försäljning i Systeminställningar.
Det går även att markera att offerten ska tas med i behovsplaneringen. Behovsberäkningen beräknar antal att ta med i behovsplaneringen på offerter utifrån vald sannolikhetskod. Sannolikhetkoden som väljs på offerter kan tilldelas ett sannolikhetsvärde i procent, som beskriver ett tänkt utfall av att offert blir order. Läs mer i hjälpen till rutin Sannolikhetskoder i Systemvård, samt rutin Behovsberäkning eller Nettobehovskörning i Lager.
På fliken Aktiviteter går det att registrera aktiviteter och logga e-postkonversationer rörande offerten.
Uppdatera befintlig offert
I denna rutin finns även möjlighet att hämta upp en redan registrerad offert för att ändra tidigare inmatade uppgifter eller radera/lägga till offertrader. Det går även att låta en offert bestå av olika delar, t.ex. om det ingår olika villkor eller om det ingår varianter på samma offert. Till höger om fältet för offertnummer finns därför möjlighet att lägga till ett nytt delnummer till en befintlig offert. En ny offert får alltid delnummer ett (1). I Offertförteckningen visas sedan dessa delofferter med delnummer som separata offerter.
Konfigurering i offertrad
Om tilläggsfunktionen Produktkonfigurator är installerad och då en konfigureringsbar artikel (artikel kopplad till en konfigurationsgrupp) hämtas upp på en offertrad, öppnas automatiskt ett konfigureringsfönster. I detta fönster går det då att konfigurera produkten på offertraden. Läs mer om detta konfigureringsfönster under kapitlet Produktkonfigurator i handboken Tillämpningar.
Konfigureringsfönstret kan hämtas upp manuellt på en offertrad via knappen under kolumnen Konf.
Produktkonfiguratorn kan informera om vad som är fel i en situation då man öppnar en befintlig konfiguration som ej längre är giltig eftersom ändringar gjorts i grunddata för konfigurationsgruppen. Anledningen till att konfigurationen inte är giltig kan t.ex. att ett val tagits bort i grunddata för att det inte ska finnas tillgängligt längre, men när konfigurationen ursprungligen gjordes fanns det med. Ett annat fall är att en ny valgrupp med tvingande val lagts till i grunddata och inget är alltså valt i en den befintliga konfigurationen.
Ett informationsfönster visar en lista på exakt vad som inte överensstämmer med grunddata i den befintliga konfigurationen. Där ges två alternativ: att korrigera konfigurationen så att den stämmer med grunddata eller att behålla den befintliga. Om konfigurationen korrigeras går det sedan att göra ändringar i den igen, men om den ogiltiga konfigurationen behålls går det inte att göra några ändringar.
Kontroll mot minsta offertbelopp
Om offerten understiger minsta orderbelopp angiven på kunden, visas ett meddelande om att offertens belopp underskrider den beloppsgräns som är angiven på kunden. Frågan Ska ett ställpris infogas sist på offerten? visas också.
E-posta offert
Det går att e-posta offerter till kunder. Om offerten skickas via e-post ändras inte offertens status om inloggningen till e-postprogrammet Microsoft Outlook misslyckats eller om sändningen avbrutits.
Export av offert
Från en lokal kopia av MONITOR går det att skapa och exportera underlag för offert. Detta innebär att t.ex. en säljare kan registrera en offert i sitt lokala MONITOR i samband med ett kundbesök och sedan exportera denna via ett e-postmeddelande till kontoret för import i MONITOR på företaget. Se kapitlet Sälj- och Inköpsstöd i handboken Tillämpningar.
Fönsterfunktioner
Läs beskrivning av fönsterfunktionerna under Fönsterfunktioner i Startboken.